Les archives sont des documents de différents types, périodes et supports produits par une organisation, et qui découlent de son activité. Les archives doivent être conservées par les organisations, mais également par les personnes en tant que preuves et traces en cas d’audit ou de litige. Elles contribuent également aux décisions futures d’une entité grâce à l’analyse des données. De ce fait, une conservation appropriée est nécessaire et utile.
Les archives expliquent et justifient par une bonne gestion, les actions passées et futures d’une organisation, contribuant ainsi à son bon fonctionnement.
Triple fonction administrative, juridique et de témoignage, les archives permettent de :
• Optimiser les flux documentaires,
• Améliorer la traçabilité de l’information,
• Accroître la performance et l’efficacité en réduisant les coûts,
• Être en conformité avec la législation.
En archivant et en classant, les organisations disposent d’informations claires et accessibles.
Témoignage du passé, l’archivage est aussi un moyen de garantir et de prouver les droits des organisations en cas de litige.
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